図書館システムの更新
おすすめの図書館システムを種類別にチェック
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利用者にとっても管理者にとっても利便性の高い図書館システムは、特に公立図書館ではリース契約で導入されることが一般的です。契約満了時には更新を行う必要がありますが、その際、どのような点を意識したらいいのでしょうか。
図書館システムの更新とは？
図書館全体の利便性を向上させる図書館システムは、リース契約が一般的なため、契約満了時に更新作業が求められます。図書館の規模や利用者数、予算などによって適切なシステムは異なりますので、契約満了時のタイミングにおける「最適なシステム」への更新が求められます。
更新の目的
システム更新の一番の目的は、「利便性の向上」でしょう。図書館を円滑に運営するために導入されるのが図書館システムですから、図書館の利用者が本の貸し出しサービスを利用するうえで扱いやすいシステムかどうか、スタッフが運用しやすいシステムかどうかなどの点が重要です。システム更新の際は、「現在の利便性を維持できるか」または「より高い利便性を得られるかどうか」という目的を第一に持つのがおすすめです。
更新の頻度
図書館システムのリース契約は、5年程度で満了となるのが一般的です。そのため、図書館システムの更新頻度も5年程度が一般的です。
更新の流れ
図書館システム更新の流れは、まず更新先のシステムを決定するところから始まります。移行先のシステムが決定したら、現行システムのデータ移行を行いましょう。更新したシステムに脆弱性がないかなど、チェックを行い運用可能になったら、実際に使用する機器の貸し出しや職員への研修を行います。
図書館システムを更新する際の注意点
図書館システムを更新する際には、いくつかの注意点があります。
システムの入札について
図書館システム更新の際の入札については、公立図書館であれば「プロポーザル」が採用されることがほとんどです。プロポーザルとは自治体が発注先企業を選ぶ方法の一つで、「最も優れた提案をした企業」が選ばれる選定方法です。価格で決定する入札ではなく、デザインや設計、システム開発など、多様な面が判断材料となることを押さえておきましょう。
システムの種類について
図書館システムには、「オンプレミス」「クラウド」とそれぞれ呼ばれる二つの種類があります。規模や予算に合わせ、適切な種類を選びましょう。
データ移行について
システム更新時には、現行データの移行が必須です。しかし、システムごとに標準の仕様がないためリスクの要因になりかねない作業となっています。システム会社との緊密な連携が求められます。
システム更新時の休館について
図書館システムの更新は、数日間の作業を必要とする場合があります。その間、図書館は利用できなくなるため休館の告知を行いましょう。数日間の休館となるため、早めの告知や貸出期間の柔軟な対応が求められます。
図書館システムの更新を検討しよう
図書館システムは、リース契約が一般的なため契約満了時には更新が必要です。更新先のシステムについては、図書館の規模にあっているかどうか、機能性や費用、利便性に問題がないかなど、多様な視点での決定が求められます。
数年にわたり使用することになるシステムですから、十分な資料を参考に更新先の検討をしましょう。
図書館システム・会社一覧と
選び方のポイント
種類別に探す図書館システム
図書館の種類によって利用者の求めるサービスや情報の範囲が異なります。例えば、公共図書館では貸出・返却処理の効率化が重要であり、大学図書館では学術的な検索機能やリポジトリ管理が求められます。
適切な図書館システムを選ぶことは、図書館の運営効率化だけでなく、利用者の満足度向上や継続利用につながります。
当サイトでは、図書館の種別ごとに人気システムを調査し、掲載していますので、導入の参考にしてください。
